Para garantizar y promover la integridad a nivel empresarial, la ley establece la obligación de instituir canales de informes internos en ciertos casos. Estos canales no solo son un mecanismo para identificar posibles violaciones de disposiciones legales, sino también un pilar en la construcción de una cultura organizacional transparente y sostenible.
Una de las ventajas significativas de los canales de informes internos es la capacidad de las empresas para identificar e, implícitamente, remediar las violaciones legales que afectan a estas desde las primeras etapas. De esta manera, se pueden informar comportamientos inadecuados, abusos o incluso intentos de fraude, y la dirección de la organización puede actuar en consecuencia para minimizar el impacto negativo producido o susceptible de ocurrir debido a tales violaciones.
Además, al instituir canales de informes internos, se puede garantizar un nivel de protección más alto para los alertadores de integridad. Informar sobre violaciones de disposiciones legales por parte de estos, sin temor a represalias, estimula la divulgación de información de interés público y contribuye a eliminar el factor inhibitorio en el proceso de informes. Además, el establecimiento de canales de informes internos no solo es un instrumento de desarrollo interno, sino que también garantiza la alineación con los requisitos legales vigentes.
Junto con la obligación de establecer canales de informes internos, las personas jurídicas de derecho privado con al menos 50 empleados tienen la obligación de establecer procedimientos de informes internos y para llevar a cabo acciones subsecuentes. Estos procedimientos consisten en un conjunto de pasos y reglas establecidos a nivel empresarial para facilitar el proceso de notificación de posibles violaciones legales. Esencialmente, los procedimientos de informes internos incluyen aspectos relacionados con la confidencialidad de los informes, los casos de cierre de los mismos, los derechos y obligaciones de los informantes, medidas de protección, apoyo y reparación, protección de la identidad de la persona afectada y terceros, etc.
Además, se pueden incluir medidas específicas para proteger a los alertadores contra represalias, y mediante ellas se puede aclarar la responsabilidad del personal y la dirección en la gestión de los informes recibidos. Además, a nivel empresarial, se puede introducir incluso un canal de informes en línea, gestionado de acuerdo con las disposiciones legales nacionales y europeas aplicables.
En consecuencia, el establecimiento de canales internos de informes ofrece la oportunidad de gestionar a nivel empresarial los informes realizados, mantener un control elevado sobre la forma de resolverlos, lo que implica una serie de beneficios en términos de tiempo de respuesta. Además, se debe dar una importancia adicional a los procedimientos de informes internos, que deben comunicarse de manera clara y accesible a todos los empleados para garantizar una implementación eficiente.
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Abogada Mihaela Bălău
