La sede social es la dirección oficial de una empresa y desempeña un papel crucial en su funcionamiento. Se elige al constituir la empresa, siendo una de las condiciones impuestas por el Registro Nacional de Comercio (ONRC) para el registro de la sociedad. La expiración de la sede social puede tener consecuencias significativas, tanto jurídicas como fiscales, para la sociedad y sus representantes legales. En este artículo, analizaremos estas implicaciones, así como los pasos necesarios para remediar una situación de este tipo.
La importancia de verificar la validez de la sede social
La verificación constante de la validez de la sede social es esencial, considerando las consecuencias negativas que pueden sufrir tanto la sociedad como sus representantes legales. De acuerdo con el artículo 237², párrafo (1) letra a) de la Ley No. 31/1990 sobre sociedades, si las condiciones referentes a la sede social no se cumplen debido a la expiración del contrato que certifica el derecho de uso del espacio, el Registro Nacional de Comercio puede constatar de oficio que se cumplen las condiciones para la disolución de la sociedad. Tras seguir el procedimiento previsto en el artículo 237², párrafos (2)-(10), la mención de disolución se registrará en el registro de comercio.
Consecuencias de la expiración de la sede social
➡️ Problemas legales
La expiración de la sede social puede llevar a:
- Cese de Actividades: Una empresa con sede social expirada no puede realizar actividades comerciales legales, lo que puede llevar a la suspensión o disolución de la sociedad.
- Disolución de la Sociedad: Según la legislación, si no se cumplen las condiciones referentes a la sede social, se puede llegar a la disolución de la sociedad.
➡️ Implicaciones fiscales
Desde una perspectiva fiscal, si la duración de la tenencia de la sede social ha expirado, el contribuyente persona jurídica puede ser declarado inactivo, pero esto sucede solo después de un período de 30 días desde la notificación enviada a la empresa. La inactividad fiscal implica:
- Registro en el Historial Fiscal: La inactividad se registrará en el historial fiscal de la persona jurídica y de sus representantes legales o designados.
- Restricciones en la actividad: Las personas que hayan sido representantes legales de una sociedad declarada inactiva fiscalmente no podrán realizar inscripciones en el registro de comercio que requieran la presentación del certificado de historial fiscal.
Procedimiento para actualizar la sede social
Si una empresa descubre que su sede social ha expirado, debe seguir estos pasos:
- Identificación de una nueva dirección: Encontrar un espacio adecuado para la sede social.
- Actualización en el Registro de Comercio: Presentar una solicitud para actualizar la sede social en un plazo de 15 días desde el cambio.
- Obtención de los documentos necesarios: Reunir los documentos justificativos, como documentos de propiedad o contratos de alquiler.
- Notificación a las autoridades competentes: Informar a las autoridades fiscales de la nueva sede.
Conclusión
Es esencial mantener la sede social válida en todo momento. Recuerda, la sede social es la dirección oficial de la empresa. Las instituciones del estado necesitan una dirección válida donde puedan contactarte y enviarte cartas y documentos oficiales. La supervisión constante de la validez de la sede social es una responsabilidad crucial para los empresarios, quienes deben asegurarse de que la información esté actualizada y sea correcta. Ignorar este aspecto no solo pone en riesgo la legalidad de las operaciones comerciales, sino que también afecta la reputación fiscal de los representantes legales, impactando su capacidad a largo plazo para operar en el entorno empresarial.
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Abogada Lavinia Anghel
