La noción de expediente personal está regulada por la Decisión del Gobierno n.º 905/2017 sobre el registro general de expedientes de empleados, que establece que los empleadores están obligados a elaborar un expediente personal para cada empleado con contrato individual de trabajo, mantenerlo en buenas condiciones en la sede del empleador o, según corresponda, en la sede secundaria si se delega la competencia para la colocación de personal mediante la celebración de contratos individuales de trabajo. También se requiere que los empleadores presenten el expediente personal a los inspectores de trabajo durante una inspección del ITM (Inspección de Trabajo).
La ley mencionada impone que el expediente personal del empleado debe incluir al menos los siguientes documentos: los documentos necesarios para la contratación, el contrato individual de trabajo, anexos y actos adicionales, documentos relacionados con la modificación, suspensión y terminación de contratos individuales de trabajo, documentos educativos/certificados de calificación profesional, así como cualquier otro documento que certifique la legalidad y corrección de las inscripciones en REVISAL.
La descripción del puesto, adjunta al contrato individual de trabajo, debe encontrarse en el expediente personal del empleado junto con el contrato de trabajo. La hoja de evaluación individual anual también debe incluirse en el expediente personal del empleado, ya que es el documento oficial que certifica el rendimiento anual y puede justificar el despido o la concesión de beneficios como derechos salariales, bonificaciones, derechos de promoción, etc.
Al analizar las disposiciones legales anteriores, se aprecia que en el sector privado, el empleador tiene menciones obligatorias sobre la existencia de ciertas categorías de documentos en el expediente personal, dejando, sin embargo, a la discreción del empleador si desea conservar otros documentos. Así, la organización del expediente personal (orden de documentos, documentos adicionales, etc.) está a discreción del empleador, pero con el cumplimiento de las obligaciones legales.
A diferencia del sector privado, en el caso del sector público, los documentos en el expediente personal deben estar en orden cronológico de emisión de acuerdo con las disposiciones del art. 6 de la Decisión del Gobierno n.º 432/2004 sobre el expediente profesional de los funcionarios públicos.
Los expedientes personales deben mantenerse en condiciones apropiadas para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de las disposiciones legales sobre la protección de datos personales. Está prohibido proporcionar datos sobre individuos dentro de la empresa a solicitantes externos (excepto autoridades e instituciones públicas autorizadas) o dentro de los medios de comunicación.
A partir del 1 de enero de 2023, para las personas recién contratadas, los expedientes personales se archivarán por un período de 5 años. Cada empleado está obligado a informar al empleador sobre cualquier cambio en su estado civil: matrimonio, cambio de nombre o residencia, vencimiento de documentos de identidad, vencimiento de una licencia de conducir (para empleados cuyo trabajo implica el uso de un vehículo de la empresa), etc. Si corresponde, el empleado debe proporcionar una copia del nuevo documento de identidad.
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Abogada Ana Maria Nistor
